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Receptionist – Assistente amministrativo (Lussemburgo)
Stiamo cercando un assistente amministrativo motivato, empatico ed estroverso che si unisca al nostro amichevole team dell'ufficio di Lussemburgo.
Mansioni richieste:
- Accogliere i visitatori: accoglierli, indirizzarli e presentarli in modo appropriato
- Organizzare riunioni e mantenere un elenco dei visitatori
- Rispondere e filtrare le telefonate, ricevere messaggi e inoltrare le chiamate ai contatti appropriati
- Ritiro, smistamento e distribuzione della posta giornaliera
- Archiviazione fisica ed elettronica dei documenti
- Invio/consegna di documenti su richiesta
- Esecuzione di attività amministrative stabilite dal leader del team
- Fornire assistenza a tutti i dipendenti e alla direzione di Artec 3D
- Supervisionare il personale addetto alle pulizie dell'azienda, garantire che l'area dell'ufficio sia sempre tenuta in ordine e prendere accordi pertinenti secondo necessità
- Assistere il team leader nell'organizzazione dei lavori di manutenzione degli edifici (es. Riparazioni, ristrutturazioni, ecc.)
- Ordinare forniture per ufficio e cancelleria, mantenere l'inventario
- Organizzazione e pianificazione di riunioni e appuntamenti su richiesta, gestione di calendari e agende
- Assistenza alle pratiche amministrative e societarie
- Lavorare con team interni ed esterni (con sede in Lussemburgo, Russia, Stati Uniti e Cina), inclusi amministrazione, gestione, finanza, legale, produzione, logistica, ecc.
- Assistere i nuovi arrivati con le procedure amministrative in Lussemburgo (ad esempio: registrazione presso il comune locale)
- Gestione appartamenti aziendali: risoluzione di problemi tecnici, monitoraggio della residenza, coordinamento di problemi organizzativi con i proprietari
- Rapporti e feedback regolari ai supervisori diretti
Competenze richieste:
- Fluente in russo, inglese e francese. Il tedesco sarà un vantaggio.
- Esperienza di almeno 1 anno in ambito amministrativo
Cultura e benefici:
- Ufficio accogliente e moderno a Lussemburgo
- Squadra amichevole e dalla mentalità aperta
- Autonomia e creatività nella tua area di responsabilità
- Assicurazione sanitaria aziendale
- Raccolta condivisa di giochi da tavolo