Receptionist – Assistente amministrativo (Lussemburgo)

Stiamo cercando un assistente amministrativo motivato, empatico ed estroverso che si unisca al nostro amichevole team dell'ufficio di Lussemburgo.

Mansioni richieste:

• Accogliere i visitatori: accoglierli, indirizzarli e presentarli in modo appropriato
• Organizzare riunioni e mantenere un elenco dei visitatori
• Rispondere e filtrare le telefonate, ricevere messaggi e inoltrare le chiamate ai contatti appropriati
• Ritiro, smistamento e distribuzione della posta giornaliera
• Archiviazione fisica ed elettronica dei documenti
• Invio/consegna di documenti su richiesta
• Esecuzione di attività amministrative stabilite dal leader del team
• Fornire assistenza a tutti i dipendenti e alla direzione di Artec 3D
• Supervisionare il personale addetto alle pulizie dell'azienda, garantire che l'area dell'ufficio sia sempre tenuta in ordine e prendere accordi pertinenti secondo necessità
• Assistere il team leader nell'organizzazione dei lavori di manutenzione degli edifici (es. Riparazioni, ristrutturazioni, ecc.)
• Ordinare forniture per ufficio e cancelleria, mantenere l'inventario
• Organizzazione e pianificazione di riunioni e appuntamenti su richiesta, gestione di calendari e agende
• Assistenza alle pratiche amministrative e societarie
• Lavorare con team interni ed esterni (con sede in Lussemburgo, Russia, Stati Uniti e Cina), inclusi amministrazione, gestione, finanza, legale, produzione, logistica, ecc.
• Assistere i nuovi arrivati con le procedure amministrative in Lussemburgo (ad esempio: registrazione presso il comune locale)
• Gestione appartamenti aziendali: risoluzione di problemi tecnici, monitoraggio della residenza, coordinamento di problemi organizzativi con i proprietari
• Rapporti e feedback regolari ai supervisori diretti

Competenze richieste:

• Fluente in russo, inglese e francese. Il tedesco sarà un vantaggio.
• Esperienza di almeno 1 anno in ambito amministrativo

Cultura e benefici:

• Ufficio accogliente e moderno a Lussemburgo
• Squadra amichevole e dalla mentalità aperta
• Autonomia e creatività nella tua area di responsabilità
• Assicurazione sanitaria aziendale
• Raccolta condivisa di giochi da tavolo