Stiamo cercando un assistente amministrativo motivato, empatico ed estroverso che si unisca al nostro amichevole team dell'ufficio di Lussemburgo.
Mansioni richieste:
Accogliere i visitatori: accoglierli, indirizzarli e presentarli in modo appropriato
Organizzare riunioni e mantenere un elenco dei visitatori
Rispondere e filtrare le telefonate, ricevere messaggi e inoltrare le chiamate ai contatti appropriati
Ritiro, smistamento e distribuzione della posta giornaliera
Archiviazione fisica ed elettronica dei documenti
Invio/consegna di documenti su richiesta
Esecuzione di attività amministrative stabilite dal leader del team
Fornire assistenza a tutti i dipendenti e alla direzione di Artec 3D
Supervisionare il personale addetto alle pulizie dell'azienda, garantire che l'area dell'ufficio sia sempre tenuta in ordine e prendere accordi pertinenti secondo necessità
Assistere il team leader nell'organizzazione dei lavori di manutenzione degli edifici (es. Riparazioni, ristrutturazioni, ecc.)
Ordinare forniture per ufficio e cancelleria, mantenere l'inventario
Organizzazione e pianificazione di riunioni e appuntamenti su richiesta, gestione di calendari e agende
Assistenza alle pratiche amministrative e societarie
Lavorare con team interni ed esterni (con sede in Lussemburgo, Russia, Stati Uniti e Cina), inclusi amministrazione, gestione, finanza, legale, produzione, logistica, ecc.
Assistere i nuovi arrivati con le procedure amministrative in Lussemburgo (ad esempio: registrazione presso il comune locale)
Gestione appartamenti aziendali: risoluzione di problemi tecnici, monitoraggio della residenza, coordinamento di problemi organizzativi con i proprietari
Rapporti e feedback regolari ai supervisori diretti
Competenze richieste:
Fluente in russo, inglese e francese. Il tedesco sarà un vantaggio.
Esperienza di almeno 1 anno in ambito amministrativo
Cultura e benefici:
Ufficio accogliente e moderno a Lussemburgo
Squadra amichevole e dalla mentalità aperta
Autonomia e creatività nella tua area di responsabilità