Réceptionniste — Assistant(e) administratif(ve) (Luxembourg)

Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) énergique, empathique et sociable pour agrandir notre sympathique équipe dans nos bureaux de Luxembourg.

Description du poste :

• Recevoir les visiteurs : les accueillir, les orienter et les présenter de façon appropriée
• Organiser les rendez-vous & tenir à jour une liste des visiteurs
• Répondre aux appels téléphoniques et les filtrer, prendre les messages, et transmettre les appels aux personnes concernées
• Réception, tri et distribution quotidiens du courrier
• Classement physique et électronique des documents
• Envoi/livraison de documents sur demande
• Accomplir les tâches administratives confiées par le chef d’équipe
• Fournir une assistance à tous les employés et à la direction d’Artec 3D
• Superviser le personnel de nettoyage de l’entreprise, veiller à ce que la zone de travail soit toujours en ordre, et prendre les dispositions nécessaires le cas échéant
• Assister le chef d’équipe dans l’organisation des travaux de maintenance du bâtiment (par ex. : réparations, rénovation, etc.)
• Commander les fournitures de bureau et en tenir l’inventaire
• Organiser et planifier des réunions et rendez-vous sur demande, tenir à jour les calendriers et agendas
• Assistance corporative et administrative pour les documents à remplir
• Collaborer avec les équipes internes et externes (basées au Luxembourg, en Russie, aux États-Unis, et en Chine), notamment l’administration, la direction, l’équipe des finances, le service juridique, les équipes de production et logistique, etc.
• Aider les nouveaux arrivés avec les formalités administratives au Luxembourg (par ex. : enregistrement dans une commune)
• Gestion des appartements corporatifs : résolution des problèmes techniques, suivi de la résidence, coordination des questions d’organisation avec les propriétaires
• Comptes-rendus et feedback réguliers aux superviseurs directs

Exigences :

• Russe, anglais, et français courants. La maîtrise de l’allemand est un atout.
• Au moins 1 an d’expérience dans le domaine administratif

Culture et avantages :

• Bureaux confortables et modernes à Luxembourg
• Équipe conviviale et ouverte d’esprit
• Autonomie et créativité dans votre domaine de responsabilité
• Assurance maladie corporative
• Collection commune de jeux de société