Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) énergique, empathique et sociable pour agrandir notre sympathique équipe dans nos bureaux de Luxembourg.
Description du poste :
Recevoir les visiteurs : les accueillir, les orienter et les présenter de façon appropriée
Organiser les rendez-vous & tenir à jour une liste des visiteurs
Répondre aux appels téléphoniques et les filtrer, prendre les messages, et transmettre les appels aux personnes concernées
Réception, tri et distribution quotidiens du courrier
Classement physique et électronique des documents
Envoi/livraison de documents sur demande
Accomplir les tâches administratives confiées par le chef d’équipe
Fournir une assistance à tous les employés et à la direction d’Artec 3D
Superviser le personnel de nettoyage de l’entreprise, veiller à ce que la zone de travail soit toujours en ordre, et prendre les dispositions nécessaires le cas échéant
Assister le chef d’équipe dans l’organisation des travaux de maintenance du bâtiment (par ex. : réparations, rénovation, etc.)
Commander les fournitures de bureau et en tenir l’inventaire
Organiser et planifier des réunions et rendez-vous sur demande, tenir à jour les calendriers et agendas
Assistance corporative et administrative pour les documents à remplir
Collaborer avec les équipes internes et externes (basées au Luxembourg, en Russie, aux États-Unis, et en Chine), notamment l’administration, la direction, l’équipe des finances, le service juridique, les équipes de production et logistique, etc.
Aider les nouveaux arrivés avec les formalités administratives au Luxembourg (par ex. : enregistrement dans une commune)
Gestion des appartements corporatifs : résolution des problèmes techniques, suivi de la résidence, coordination des questions d’organisation avec les propriétaires
Comptes-rendus et feedback réguliers aux superviseurs directs
Exigences :
Russe, anglais, et français courants. La maîtrise de l’allemand est un atout.
Au moins 1 an d’expérience dans le domaine administratif
Culture et avantages :
Bureaux confortables et modernes à Luxembourg
Équipe conviviale et ouverte d’esprit
Autonomie et créativité dans votre domaine de responsabilité