Geschäftsentwicklung

Teamassistentin, Luxemburg

Eine fantastische Gelegenheit für eine/n hochgradig organisierte/n und detailorientierte/n Teamassistentin/en, sich einem schnell wachsenden Team von Fachleuten in unserem Büro in Luxemburg anzuschließen.

Sie unterstützen das Team bei der täglichen Arbeit im Büro. Durch die umfassende administrative Unterstützung spielen Sie im Team eine integrale Rolle.

Aufgaben:

  • Teamunterstützung für alle Mitarbeiter im Büro von Artec 3D
  • Empfang von Besuchern und Lieferanten: Begrüßen, leiten und angemessen ankündigen
  • Entgegennahme und Durchsicht von Telefonaten, Entgegennahme von Nachrichten und Weiterleitung an die entsprechenden Ansprechpartner
  • Tägliche Abholung, Sortierung und Verteilung der Post
  • Physische und elektronische Ablage von Dokumenten
  • Ausführung von Anfragen des Teamleiters, Lieferung und Versand von Dokumenten auf Anfrage
  • Sicherstellung der Ordnung der Büroflächen, Verwaltung der Reinigungsmittel
  • Bestellung von Bürobedarf und Schreibwaren; Bestandsführung
  • Organisation und Terminplanung von Besprechungsterminen auf Anfrage
  • Zusammenarbeit mit dem Reisekoordinator bei der Unterstützung der regelmäßigen Visaerteilung für die Mitarbeiter
  • Visumanträge, Einladungen, Begleitschreiben
  • Corporate Apartment Management: Lösung technischer Probleme; Recherche von Wohnmöglichkeiten; Lösung möglicher Probleme mit den Vermietern
  • Unterstützung von Neuankömmlingen bei Verwaltungsverfahren (z.B. Anmeldung in der Gemeinde)
  • Formelle Angelegenheiten und Unterstützung des Hausjuristen
  • Persönliche Unterstützung des CEO, Pflege des Terminkalenders für den CEO sowie das Top-Management
  • Regelmäßige Berichterstattung und Feedback an die direkten Vorgesetzten

Von Vorteil:

  • Flexibilität
  • Organisationsgabe
  • Gute Kommunikationsfähigkeit
  • Teamplay
  • Serviceorientiertheit
  • Multi-Tasking-Fähigkeit

Anforderungen:

  • Sprachen:
    Vorausgesetzt: Französisch, Englisch, Deutsch und/oder Luxemburgisch,
    Sonstige: Russisch ist ein zusätzliches Plus.
  • Kenntnisse der luxemburgischen Behörden und der Formalitäten des täglichen Lebens
  • Sollte idealerweise in der Nähe des Zentrums (oder in der Nähe des Büros) wohnen.
  • Gültiger Führerschein (B)
  • Erfahrung in Administrationsfunktionen
  • Kenntnisse in Office-Software (Microsoft Suite)

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