Geschäftsentwicklung

Rezeptionist/in – Verwaltungsassistent/in (Luxemburg)

Wir suchen eine tatkräftige, einfühlsame und aufgeschlossene Verwaltungsassistentin zur Verstärkung unseres freundlichen Teams im Büro in Luxemburg.

Verantwortlichkeiten:

  • Empfang von Besuchern: Begrüßen, Leiten und Vorstellen von Besuchern in angemessener Weise
  • Vorbereitung von Meetings und Führen einer Besucherliste
  • Beantworten und Prüfen von Telefonanrufen, Entgegennahme von Nachrichten und Weiterleitung von Anrufen an die entsprechenden Ansprechpartner
  • Tägliche Sichtung, Sortierung und Verteilung der Post
  • Physische und elektronische Ablage von Dokumenten
  • Versenden/Zustellen von Dokumenten auf Anfrage
  • Erledigung von Verwaltungsaufgaben, die vom Teamleiter vorgegeben werden
  • Support für alle Mitarbeiter und das Managements von Artec 3D
  • Beaufsichtigung des Reinigungspersonals des Unternehmens; Sicherstellen, dass der Bürobereich stets in Ordnung gehalten wird; bei Bedarf Treffen der entsprechenden Vorkehrungen
  • Unterstützung des Teamleiters bei der Organisation der Gebäudeinstandhaltung (z.B. Reparaturen, Renovierungen, etc.)
  • Bestellung von Büromaterial und Schreibwaren, Pflege des Inventars
  • Organisieren und Planen von Besprechungen und Terminen auf Anfrage, Verwalten von Kalendern und Terminkalendern
  • Unterstützung bei geschäftlichen und administrativen Formalitäten
  • Zusammenarbeit mit internen und externen Teams (mit Sitz in Luxemburg, Russland, den USA und China), einschließlich Verwaltung, Management, Finanzen, Recht, Produktion, Logistik usw.
  • Unterstützung von Neuzugereisten bei den administrativen Abläufen in Luxemburg (z.B.: Anmeldung bei der örtlichen Gemeinde)
  • Verwaltung von Firmenwohnungen: Klärung technischer Fragen, Nachverfolgung des Wohnsitzes, Koordination von organisatorischen Fragen mit den Vermietern
  • Regelmäßiges Reporting und Feedback an direkte Vorgesetzte

Anforderungen:

  • Fließende Kenntnisse in Russisch, Englisch und Französisch. Deutsch ist ein Plus.
  • Mindestens 1 Jahr Erfahrung im administrativen Bereich

Von Vorteil:

  • Gemütliches, modernes Büro in Luxemburg
  • Freundliches, aufgeschlossenes Team
  • Eigenständigkeit und Kreativität in Ihrem Verantwortungsbereich
  • Betriebskrankenkasse
  • Gemeinsame Sammlung von Brettspielen

Erzählen Sie bitte
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