Geschäftsentwicklung
Rezeptionist/in – Verwaltungsassistent/in (Luxemburg)
Wir suchen eine tatkräftige, einfühlsame und aufgeschlossene Verwaltungsassistentin zur Verstärkung unseres freundlichen Teams im Büro in Luxemburg.
Verantwortlichkeiten:
- Empfang von Besuchern: Begrüßen, Leiten und Vorstellen von Besuchern in angemessener Weise
- Vorbereitung von Meetings und Führen einer Besucherliste
- Beantworten und Prüfen von Telefonanrufen, Entgegennahme von Nachrichten und Weiterleitung von Anrufen an die entsprechenden Ansprechpartner
- Tägliche Sichtung, Sortierung und Verteilung der Post
- Physische und elektronische Ablage von Dokumenten
- Versenden/Zustellen von Dokumenten auf Anfrage
- Erledigung von Verwaltungsaufgaben, die vom Teamleiter vorgegeben werden
- Support für alle Mitarbeiter und das Managements von Artec 3D
- Beaufsichtigung des Reinigungspersonals des Unternehmens; Sicherstellen, dass der Bürobereich stets in Ordnung gehalten wird; bei Bedarf Treffen der entsprechenden Vorkehrungen
- Unterstützung des Teamleiters bei der Organisation der Gebäudeinstandhaltung (z.B. Reparaturen, Renovierungen, etc.)
- Bestellung von Büromaterial und Schreibwaren, Pflege des Inventars
- Organisieren und Planen von Besprechungen und Terminen auf Anfrage, Verwalten von Kalendern und Terminkalendern
- Unterstützung bei geschäftlichen und administrativen Formalitäten
- Zusammenarbeit mit internen und externen Teams (mit Sitz in Luxemburg, Russland, den USA und China), einschließlich Verwaltung, Management, Finanzen, Recht, Produktion, Logistik usw.
- Unterstützung von Neuzugereisten bei den administrativen Abläufen in Luxemburg (z.B.: Anmeldung bei der örtlichen Gemeinde)
- Verwaltung von Firmenwohnungen: Klärung technischer Fragen, Nachverfolgung des Wohnsitzes, Koordination von organisatorischen Fragen mit den Vermietern
- Regelmäßiges Reporting und Feedback an direkte Vorgesetzte
Anforderungen:
- Fließende Kenntnisse in Russisch, Englisch und Französisch. Deutsch ist ein Plus.
- Mindestens 1 Jahr Erfahrung im administrativen Bereich
Von Vorteil:
- Gemütliches, modernes Büro in Luxemburg
- Freundliches, aufgeschlossenes Team
- Eigenständigkeit und Kreativität in Ihrem Verantwortungsbereich
- Betriebskrankenkasse
- Gemeinsame Sammlung von Brettspielen