Rezeptionist/in – Verwaltungsassistent/in (Luxemburg)

Wir suchen eine tatkräftige, einfühlsame und aufgeschlossene Verwaltungsassistentin zur Verstärkung unseres freundlichen Teams im Büro in Luxemburg.

Verantwortlichkeiten:

• Empfang von Besuchern: Begrüßen, Leiten und Vorstellen von Besuchern in angemessener Weise
• Vorbereitung von Meetings und Führen einer Besucherliste
• Beantworten und Prüfen von Telefonanrufen, Entgegennahme von Nachrichten und Weiterleitung von Anrufen an die entsprechenden Ansprechpartner
• Tägliche Sichtung, Sortierung und Verteilung der Post
• Physische und elektronische Ablage von Dokumenten
• Versenden/Zustellen von Dokumenten auf Anfrage
• Erledigung von Verwaltungsaufgaben, die vom Teamleiter vorgegeben werden
• Support für alle Mitarbeiter und das Managements von Artec 3D
• Beaufsichtigung des Reinigungspersonals des Unternehmens; Sicherstellen, dass der Bürobereich stets in Ordnung gehalten wird; bei Bedarf Treffen der entsprechenden Vorkehrungen
• Unterstützung des Teamleiters bei der Organisation der Gebäudeinstandhaltung (z.B. Reparaturen, Renovierungen, etc.)
• Bestellung von Büromaterial und Schreibwaren, Pflege des Inventars
• Organisieren und Planen von Besprechungen und Terminen auf Anfrage, Verwalten von Kalendern und Terminkalendern
• Unterstützung bei geschäftlichen und administrativen Formalitäten
• Zusammenarbeit mit internen und externen Teams (mit Sitz in Luxemburg, Russland, den USA und China), einschließlich Verwaltung, Management, Finanzen, Recht, Produktion, Logistik usw.
• Unterstützung von Neuzugereisten bei den administrativen Abläufen in Luxemburg (z.B.: Anmeldung bei der örtlichen Gemeinde)
• Verwaltung von Firmenwohnungen: Klärung technischer Fragen, Nachverfolgung des Wohnsitzes, Koordination von organisatorischen Fragen mit den Vermietern
• Regelmäßiges Reporting und Feedback an direkte Vorgesetzte

Anforderungen:

• Fließende Kenntnisse in Russisch, Englisch und Französisch. Deutsch ist ein Plus.
• Mindestens 1 Jahr Erfahrung im administrativen Bereich

Von Vorteil:

• Gemütliches, modernes Büro in Luxemburg
• Freundliches, aufgeschlossenes Team
• Eigenständigkeit und Kreativität in Ihrem Verantwortungsbereich
• Betriebskrankenkasse
• Gemeinsame Sammlung von Brettspielen