Wir suchen eine tatkräftige, einfühlsame und aufgeschlossene Verwaltungsassistentin zur Verstärkung unseres freundlichen Teams im Büro in Luxemburg.
Verantwortlichkeiten:
Empfang von Besuchern: Begrüßen, Leiten und Vorstellen von Besuchern in angemessener Weise
Vorbereitung von Meetings und Führen einer Besucherliste
Beantworten und Prüfen von Telefonanrufen, Entgegennahme von Nachrichten und Weiterleitung von Anrufen an die entsprechenden Ansprechpartner
Tägliche Sichtung, Sortierung und Verteilung der Post
Physische und elektronische Ablage von Dokumenten
Versenden/Zustellen von Dokumenten auf Anfrage
Erledigung von Verwaltungsaufgaben, die vom Teamleiter vorgegeben werden
Support für alle Mitarbeiter und das Managements von Artec 3D
Beaufsichtigung des Reinigungspersonals des Unternehmens; Sicherstellen, dass der Bürobereich stets in Ordnung gehalten wird; bei Bedarf Treffen der entsprechenden Vorkehrungen
Unterstützung des Teamleiters bei der Organisation der Gebäudeinstandhaltung (z.B. Reparaturen, Renovierungen, etc.)
Bestellung von Büromaterial und Schreibwaren, Pflege des Inventars
Organisieren und Planen von Besprechungen und Terminen auf Anfrage, Verwalten von Kalendern und Terminkalendern
Unterstützung bei geschäftlichen und administrativen Formalitäten
Zusammenarbeit mit internen und externen Teams (mit Sitz in Luxemburg, Russland, den USA und China), einschließlich Verwaltung, Management, Finanzen, Recht, Produktion, Logistik usw.
Unterstützung von Neuzugereisten bei den administrativen Abläufen in Luxemburg (z.B.: Anmeldung bei der örtlichen Gemeinde)
Verwaltung von Firmenwohnungen: Klärung technischer Fragen, Nachverfolgung des Wohnsitzes, Koordination von organisatorischen Fragen mit den Vermietern
Regelmäßiges Reporting und Feedback an direkte Vorgesetzte
Anforderungen:
Fließende Kenntnisse in Russisch, Englisch und Französisch. Deutsch ist ein Plus.
Mindestens 1 Jahr Erfahrung im administrativen Bereich
Von Vorteil:
Gemütliches, modernes Büro in Luxemburg
Freundliches, aufgeschlossenes Team
Eigenständigkeit und Kreativität in Ihrem Verantwortungsbereich